Déménagement bureaux dans le Val-d'Oise

Un déménagement de bureau peut avoir un impact négatif sur la productivité et la performance des employés si les interruptions de travail sont trop nombreuses ou trop longues. Pour éviter cela, il est important de suivre quelques conseils de BLACK & SMART qui vous permettront de réaliser une opération sans stress. Nous sommes à votre écoute dans le Val-d'Oise.

Comment minimiser les interruptions de travail ?

Pour mieux maîtriser les impacts d'un déménagement de bureaux, il faut faire une étude préalable et prendre différentes mesures. BLACK & SMART vous assure des prestations complètes et adaptées à vos activités. 

Quels que soient vos besoins, nous sommes à votre disposition pour vous accompagner à toutes les étapes et vous aider à vous installer dans vos nouveaux locaux dans les meilleures conditions. 

Planifier le déménagement à l’avance

La première étape pour minimiser les interruptions de travail lors d’un déménagement de bureau est de planifier le projet le plus tôt possible. Il est recommandé de commencer à préparer l'opération au moins 6 mois avant la date prévue. Cela vous permettra de :

• Définir les besoins et les objectifs du déménagement : pourquoi déménager ? Quelles sont les attentes en termes d’espace, d’aménagement, de confort, de sécurité, etc. ? ;
• Choisir le nouveau local : où déménager ? Quelle est la superficie, la localisation, le coût, la disponibilité, etc. ? ; 
• Établir le budget du déménagement : combien coûte le déménagement ? Quels sont les frais liés au transport, à l’installation, aux travaux, etc. ? ;
• Sélectionner le prestataire du déménagement : qui va s’occuper du déménagement ? Quelle est son expérience, sa réputation, ses tarifs, ses garanties, etc. ? ; 
• Informer les parties prenantes du déménagement : qui doit être informé du déménagement ? Quand et comment communiquer avec les employés, les clients, les fournisseurs, les partenaires, etc. ?

Préparer le matériel et les données

Il est conseillé de faire un inventaire des éléments existants et de trier ce qui doit être conservé, jeté ou recyclé. Cela vous permettra de :

• Réduire le volume à transporter : en éliminant le matériel obsolète ou inutile, vous gagnerez de l’espace et réduirez les coûts de transport ;
• Protéger le matériel sensible : en emballant correctement le matériel informatique, électronique ou fragile, vous éviterez les dommages ou les pertes pendant le transport ;
• Sauvegarder les données importantes : en faisant des copies de sécurité des données essentielles, vous préviendrez les risques de perte ou de vol pendant le transport ;
• Étiqueter le matériel et les cartons : en indiquant clairement le contenu et la destination du matériel et des cartons, vous faciliterez le chargement, le déchargement et l’installation dans le nouveau local.

Organiser le planning du déménagement

Établir un planning vous permet de maîtriser différents aspects. Il est conseillé de choisir une date et une heure adaptées au contexte et aux contraintes du projet. Cela vous permettra de :

• Limiter l’impact sur l’activité : en choisissant une période creuse ou un jour férié pour déménager, vous réduirez l’impact sur votre chiffre d’affaires et votre relation client ;
• Optimiser le temps de transport : en choisissant une heure où la circulation est fluide pour déménager, vous éviterez les bouchons et les retards ;
• Coordonner les équipes : en définissant les rôles et les responsabilités de chacun pour déménager, vous assurerez une bonne répartition des tâches et une bonne communication entre les intervenants.

Assurer le suivi

Il est conseillé de vérifier que tout s’est bien passé pendant et après le déménagement et de résoudre les éventuels problèmes. Cela vous permettra de :

• Contrôler la qualité du service : en faisant un état des lieux du matériel et des données transportés, vous pourrez constater si tout est conforme à ce qui était prévu et signaler les anomalies ou les réclamations au prestataire.
• Rétablir le fonctionnement normal : en reconnectant le matériel informatique et téléphonique, en réinstallant les logiciels et les applications, en testant les connexions et les réseaux, vous pourrez reprendre votre activité sans interruption.
• Accompagner le changement : en accueillant vos employés dans le nouveau local, en leur expliquant le nouvel agencement, en leur fournissant les consignes de sécurité et de confort, vous pourrez faciliter leur adaptation et leur motivation.